전자 근로 계약서와 종이 근로 계약서의 차이점

최근 많은 기업들 내 인사팀에서 전자 근로 계약서를 채택하는 경우가 많아졌습니다. 이번 글에서는 전자 근로 계약서와 종이 근로 계약서의 차이점에 대해 설명드리겠습니다. 더불어, 전자 근로 계약서의 특징과 전자 근로계약서가 기업에 미치는 긍정적인 영향에 대해 알아보겠습니다.

 

전자 근로 계약서로 전환해야 하는 이유 3가지

전자문서 및 전자거래 기본법과 전자서명법 개정안이 발표되면서 전자 계약서도 종이계약과 동일한 법적 효력을 보장받을 수 있게 되었습니다. 또한, 공인전자서명외의 전자서명도 실제 계약의 서명수단으로 인정받을 수 있게 되었습니다. 그렇다면 사업주와 근로자 사이에 반드시 작성 되어야할 근로 계약서를 디지털화 할 경우 어떤 장점이 있을까요?

채용 과정에 상호 작용이 빨라진다

보통 기업에서 맺는 고용 계약이라 생각하면 흔히들 기업과 직원 사이의 고용 계약만을 생각하기 쉽습니다. 하지만 큰 기업일수록 주변의 여러 회사 및 에이전시와의 소통이 활발합니다. 회사내에서 모든 비즈니스 관련된 사항을 처리할 수 없기 때문에 전문적인 분야 등 특수한 경우는 외주 업체에 의뢰하여 업무를 위탁합니다. 이러한 의뢰 과정에서 고용계약서는 핵심적인 부분입니다. 전자 계약서 시스템을 이용하면 온라인 상으로 바로 계약서에 대한 의견을 주고받는 등 관계자 간에 상호 작용이 실시간으로 가능하기 때문에 계약 체결이 쉽고 빨라집니다.

다양한 계약서를 보관하기 쉽다

고용계약서의 형태는 다양합니다. 개개인 마다 직급과 연봉, 협상 조건 등 각기 다른 내용의 계약서를 작성하게 됩니다. 뿐만 아니라 직원이 부서 이동 및 진급을 하게 되는 경우 새로운 계약서 작성은 필수입니다. 그렇다면 그 많은 형태의 계약서를 작성하고 관리하는데 인사팀은 시간을 써야 할까요?

아닙니다. 인스트싸인과 같은 전자 계약 소프트웨어를 이용할 경우 자주 쓰는 형태의 계약서는 템플릿으로 저장할 수 있어 빠르게 다음 계약서 작성을 할 수 있고 중요한 조건들 또한 인스트싸인 법률 전문가를 통해 법적 검토 및 컨설팅을 받을 수 있어 철저한 계약서 작성 및 보관이 가능합니다.

 

계약을 효율적으로 진행할 수 있다

보통 한 중소기업과 직원사이의 계약서라면 바로 계약서 작성 및 체결이 가능할 것입니다. 하지만, 본사가 해외에 있는 경우에는 계약서 작성 및 체결이 바로 불가능합니다. 예시를 들어보겠습니다. 여러 지점을 보유하고 있는 큰 기업의 경우 취업자, 점포, 그리고 본사 사이에 커뮤니케이션이 필요합니다. 이때 종이 계약으로 진행할 경우 서류를 전달, 서명, 발급 등 여러 과정을 거쳐야 하므로 막대한 시간이 필요합니다. 하지만 전자 근로 계약서로 진행한다면 채용과정이 효율적으로 운영될 수 있습니다. 채용 합격자 입장에서도 전자기기를 통해 쉽게 승인할 수 있어 빠르게 결정 내릴 수 있습니다.

 

근로 계약서 작성하는 법?

근로 기준법 알아가기

근로 기준법 제55조에 의하면 근로계약서 작성시 4가지 사항을 반드시 포함해야 합니다. 그 사항은 다음과 같습니다.

[출처: 전자 근로 계약서 가이드라인]

전자 근로 계약서 필수사항

앞서 근로 계약서에 반드시 포함되어야 할 사항들에 관해 알아보았습니다. 근로 계약서는 종이 문서 형태로 많이 쓰이고 있지만, 최근에는 전자 문서 형태로도 작성되고 있습니다. 전자 근로 계약서가 아직 생소하신 분들을 위해 고용 노동부가 발표한 전자 근로 계약서와 관련된 핵심사항만 인스트싸인이 정리해봤습니다.

전자 근로 계약서로 인정되는 경우에는 두가지가 있습니다.

  • 구직사이트 또는 사내 시스템 등에 마련된 근로 계약서 시스템을 이용해 작성
  • 문서 프로그램으로 작성된 계약서를 PDF 또는 사진 파일 등으로 전환된 문서

둘 중 한가지에만 해당되어도 전자 근로 계약서로 인정됩니다. 전자 근로 계약서 상에서도 종이 근로 계약서와 같이 필수사항 4가지를 꼭 명시해야 합니다. 또한, 근로자와 고용인의 계약이 체결될 경우 전자 직인 또는 서명을 포함하여 문서를 전자화해야합니다. 작성 완료된 근로 계약서는 근로자에게 정보처리시스템을 통해 교부하거나 종이로 출력하여 직접 전달하는 방법이 있습니다.

 

전자 근로 계약서 작성하는 방법 with 인스트싸인

1. 문서 불러오기

서명할 문서를 불러오거나, 인스트싸인에서 제공하는 무료 템플릿을 선택합니다.

♦Tip: 인스트싸인에서는 ‘무료 템플릿’ 기능을 통해 법적검토가 완료된 계약서 서식을 무료 제공하고 있습니다. 근로 계약서 또한 무료 템플릿으로 제공됩니다.

2.  전송형태 및 참여자 설정하기

1) 개별 전송, 대량 주소록 전송, 대량 CSV 전송 중 1가지의 전송형태를 선택합니다.

*이 중 대량 주소록 전송은 인스트싸인 내 저장된 주소록에서 다중 선택하여 참여자 설정을 하는 것을 말하며, 대량 CSV 전송은 인스트싸인에서 제공되는 CSV 형식으로 저장된 파일을 통해 참여자 설정을 하는 것을 말합니다.

 

2) 서명인 및 참조인(선택사항)을 추가하고 인증 방식을 선택합니다.

인증 방식은 카카오페이 인증, 이메일 인증, 통신사 인증(SMS)가 있습니다. 주소록 불러오기를 통해 자동으로 참여자 설정이 가능합니다.

3. 문서 편집

왼쪽의 문서 편집 도구를 이용해 추가 내용을 입력하고, 본인 서명, 상대방 서명란 지정, 필수 기재 내용 등을 할 수 있습니다. 인스트싸인에서는 법적효력을 보장받은 서명/도장 생성이 가능하기 때문에 편리한 계약서 작성이 가능합니다.

 

4. 문서 전송 및 알림 설정

마지막으로 계약서를 어떻게 전송할지 설정하는 단계입니다. 작성자는 전송 메시지를 따로 삽입할 수 있으며, 문서 수신자의 서명 유효기간도 설정할 수 있습니다. 또한 알림 기능이 있어 다량의 계약서를 작성해도 체계적으로 관리할 수 있습니다.

인스트싸인이 무료로 제공하는 전자 근로 계약서 템플릿을 지금 바로 사용해보세요.

인스트싸인 바로가기

*로그인 후 ‘무료 템플릿’ 메뉴에서 사용하실 수 있습니다.

인스트싸인으로 효율적인 인재 채용이 가능하다

 

전자 근로 계약서의 장점에 대해 알아보았습니다. 인스트싸인은 프로그램 다운로드 필요 없는 전자 계약 시스템을 제공합니다. 또한 자동화된 다양한 계약서 양식을 무료 제공해 간편하며, 종이 계약서와 동일한 법적 효력(전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 제1항)을 지닙니다. 전자 근로 계약서를 이용하면 구직자에게 스마트한 기업의 이미지로서 다가갈 수 있습니다.

안정성과 신뢰성을 모두 겸비한 전자 계약 시스템을 이용해 기업이 원하는 인재를 빠르게 채용해보세요!

 

 


 
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