페이퍼리스 시대, 당신은 변화에 맞춰가고 있는가? Ⅰ

페이퍼리스라는 단어를 아시나요?

2019년 때부터 정부에서는 ‘페이퍼리스’를 언급하며, 디지털 정부 혁신을 통해 세계 선도 국가로 도약하고자 하였는데요. 종종 뉴스에서도 언급되기 때문에 다들 한 번쯤은 들어보셨으리라 생각합니다.

 

현재 일상 곳곳에서 우리는 페이퍼리스를 실천하고 있는데요. 보험사에서는 보험계약을 태블릿 PC를 통해 간편하게 하는 등 전자계약을 통해 페이퍼리스를 실천하고 있고, 정부에서 부동산 계약을 온라인으로 할 수 있게 하는 등 전자계약의 발전으로 페이퍼리스 시대에 한 발짝 더 다가가고 있습니다.

 

페이퍼리스란?

페이퍼리스(Paperless)란 사무 자동화의 한 결과물로, 기록 매체가 종이 문서에서 디지털로 바뀌어 종이가 필요 없어진 현상을 뜻하는 용어입니다. 

 

관련 용어로는 ‘페이퍼리스 오피스(Paperless office)’가 있으며, 종이문서 대신 전자문서를 이용해 업무를 처리하는 사무 환경을 뜻합니다. 다른 말로는 인텔리전트 빌딩(Intelligent building)이라고 하며, 줄여서 OA 빌딩이라고 불립니다.

 

우리나라 페이퍼리스 정책, ‘디지털 정부혁신’

 

현재 우리나라에서는 ‘디지털 정부혁신’ 정책을 추진하고 있습니다.

아날로그적 방법인 종이문서에서 벗어나, 디지털로 전면 전환하여 국민들의 삶을 더 편리하게 만들겠다는 취지인데요. 신분 확인 및 증명의 디지털화, 비대면 서비스 확대, 개인 맞춤형 서비스 혁신, 공공부문의 디지털 인프라 확충 등 다양한 방안을 통해 디지털 정부혁신을 하고자 하였습니다.

 

출처 : 행정안전부, 정부혁신1번가 홈페이지

 

페이퍼리스는 디지털 정부혁신의 일환 중 하나인데요. 최근 페이퍼리스와 관련이 높은 ‘전자문서 및 전자거래 기본법’에 대한 법안이 개정되었습니다.

 

이 법은 전자문서 이용 가능성을 확대하기 위해 2020년 6월 2일에 개정이 되었는데요. 법 개정안에서 ‘전자문서는 서면의 효력이 있다’라고 하며 전자문서의 법적 효력을 명확히 했습니다. 또한 전자문서를 ‘공인전자문서센터’에 보관하는 경우, 해당 종이문서를 보관하지 않아도 되도록 하였습니다.

 

 

그뿐만 아니라, 과기정통부와 법무부는 부동산전자계약서비스, 모바일고지, 전자영수증 등의 서비스를 마련하여 우리나라가 페이퍼리스에 한 발짝 더 나아갈 수 있도록 하였습니다. 

최근 포스트 코로나 시대로 인하여 디지털 정부혁신 발전계획이 더욱 빠르게 진행되고 있는데요. 자세한 사항은 포스트 코로나 시대의 디지털 정부혁신 발전계획을 확인하시기 바랍니다.

 

페이퍼리스의 장점

여태까지 종이문서를 잘만 써왔는데 왜 전자문서를 써야 하는 걸까요? 전자문서를 사용하면 여러 가지 보안 프로그램을 설치해야 하는데, 이 과정에서 왜 전자문서를 써야 하는지 불만을 가지신 분들이 계실 겁니다. 

전자문서는 왜 필요한 걸까요? 종이문서를 전자문서로 바꾸면서까지 페이퍼리스로 전환해야 하는 이유는 아래 5가지가 있습니다.

 

< 전자문서 장점 5가지 >

① 업무 효율성이 높아집니다

디지털 문서는 종이 문서보다 훨씬 편리합니다. 문서 관리 및 보관이 용이하며, 검색이 가능하기 때문에 문서 찾기도 매우 쉽습니다. 또한 위치와 관계없이 업무를 할 수 있게 되며, 문서 공유가 편리하기 때문에 팀의 생산성을 높이고, 더 나은 고객 경험을 제공할 수 있습니다. 

 

게다가 종이에 적힌 내용을 키보드로 직접 타이핑해야 하는 작업 시, 디지털 문서는 바로 복사 붙여넣기로 하면 되기 때문에 빠른 작업이 가능합니다. 또한 문서의 필수 데이터를 문서 자동 인식 기술을 사용해 문자를 자동 추출하게 하면 업무의 자동화에 큰 도움이 됩니다.

 

② 협소한 공간에서도 업무가 가능합니다 

페이퍼리스로 전환을 하면, 좁은 공간에서도 서류 업무를 진행할 수 있게 됩니다. 사무실에 종이 문서를 보관하지 않아도 되기 때문에 컴퓨터만 있다면 서류 작업을 얼마든지 할 수 있습니다. 그래서 서류 업무가 많아지는 시기에도 한쪽에 종이문서를 쌓아두고 일일이 뒤적거리며 업무를 하지 않아도 됩니다. 실제로 2017년 정보통신 전략위원회에서는 “전자문서를 사용함에 따라, 종이문서 보관 및 물류비용 관련 경제적 비용 절감 효과가 기대된다”라고 발표하기도 했습니다.

 

③ 신속한 커뮤니케이션이 가능해집니다

문서가 디지털화되면 종이 문서를 보내는 데에 걸리는 시간이 엄청나게 단축됩니다. 종이 문서를 등기로 제출하는 경우에도 보통 하루가 걸립니다. 게다가 문서 분실 위험까지 있습니다. 하지만 페이퍼리스 전환을 하게 되면 위치와 관계없이 필요할 때 즉시 문서 수·발신 및 수정이 되기 때문에 보내는 시간이 단축되어 고객 및 팀원과 신속한 커뮤니케이션이 가능해집니다. 

 

④ 문서 백업 및 복구가 가능해집니다

종이 문서는 손상되거나 분실할 경우, 문서 재작성에 비용과 시간이 많이 소요됩니다. 또한 누군가 문서 보관을 다른 곳에 했다가 파쇄되거나, 화재나 홍수 같은 재해가 발생하는 경우에 손실 가능성이 매우 높습니다. 하지만 페이퍼리스로 전환하게 되면, 문서를 원격 서버나 클라우드 저장소 등 디지털 저장소에 저장하기 때문에 안전하게 보관이 가능하며, 쉽고 간편하게 백업 및 복구가 가능합니다.

 

⑤ 친환경적입니다

종이 문서 인쇄가 줄어들수록 종이를 만드는 데 필요한 나무가 줄어듭니다. 실제 종이 1톤을 만드는 데에는 30년생 이상인 나무 17그루가 필요한데요. 페이퍼리스 전환을 통해 종이 문서를 없애면 그만큼 나무와 숲을 보호할 수 있으며, 종이 생산, 운송에서 남기게 되는 탄소발자국을 줄일 수 있기 때문에 매우 친환경적입니다.

 

 

지금까지 페이퍼리스의 뜻과 관련 국내 정책, 장점에 대해 알아보았는데요.

다음 편에서는 페이퍼리스의 단점 및 단점 보완 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

감사합니다 🙂

 

 

출처 : 

포스트 코로나 시대의 디지털 정부혁신 발전계획 발표, 정부24 (링크)

페이퍼리스로서의 완벽한 안내서, Kodak alaris (링크)

종이 없는 세상? 페이퍼리스의 현재, AhnLab (링크)

 
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